Проверка трудовой инспекции: основания, что проверяют и какие документы подготовить

Проверка трудинспекции — инструмент Роструда по контролю за соблюдением трудового законодательства. Это комплексный процесс, который включает анализ фирмы на основе открытых источников, внутренней документации и личного визита — интерес инспекторов вызывают письменные заявления и даже анонимные отзывы. Избежать необоснованного внимания управляющих органов помогает легальное удаление информации. 

Кому будет полезна эта статья:

• предпринимателям и руководителям предприятий;
• менеджерам среднего звена;
• HR-специалистам и рекрутерам;
• юристам.

Что проверяет трудовая инспекция после жалобы

Государственная инспекция труда (ГИТ), или Роструд — российский регулирующий орган, направленный на решение противоречий между работником и работодателем. Эта структура анализирует работу ИП, предприятий малого, среднего и крупного бизнеса. Инспекторы опираются:

• на категорию риска, присвоенную предприятию; 
• обвинения со стороны работников или профсоюзов; 
• качество документарной отчетности. 

Виды проверок

Более половины проверок проходят из-за обращений работников, касающихся зарплаты или условий труда, говорит опыт трудинспекции.

Чтобы избежать лишнего внимания, фирма может в досудебном порядке удалить клевету о зарплате, трудовых процессах или других аспектах компании с агрегаторов и отзовиков в досудебном порядке. Это законный досудебный инструмент, который помогает компании снизить интерес инспекторов.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Последние встречаются чаще.

Плановые

До начала календарного года на портале rostrud.gov.ru публикуют план будущих проверок. О них уведомляют заранее, предоставляя время на подготовку. Плановые мероприятия устанавливают соответствие рабочих условий Трудовому кодексу (ТК). 

Частота проверок зависит от категории риска компании. Обычно они проходят от двух до пяти раз в декаду. Однако эти правила подвержены периодическим изменениям. С января 2022 года действует мораторий на плановые проверки малого бизнеса. С марта того же года это правило расширили на все юридические лица. В 2023 году, согласно постановлению Правительства № 372, мораторий продлили до 2030 года. 

Внеплановые

Чаще всего внеплановую проверку трудовой инспекции проводят по жалобе работника. Обращение может поступить во время действия трудового соглашения или после его расторжения, например, если увольнение оформили с нарушениями. Поэтому чтобы снизить риск внезапной проверки, соблюдайте порядок расторжения трудового договора и увольнения сотрудника. 

Внеплановые проверки проводят на основании приказа: 

• Если контрольные мероприятия вызваны запросом работника или жалобой третьих лиц, компанию не уведомляют о проведении проверки. 
• Если фирма не успела выполнить требования предписания, на подготовку дают одни сутки. 

Независимо от формата проверки могут быть выездными, профилактическими и документарными. 

Документарные

В этом случае инспектор проверяет деловые документы, которые относятся к технике безопасности, выполнению требований предыдущих проверок, материалы о рассмотрении административных правонарушений и пр. Инспектор запрашивает у компании документы по email или по почте. Документы должны быть подписаны физической или цифровой подписью; нотариальное заверение не требуют. На ответ предприятиям дают 10 дней. 

Выездные

Инспекторы посещают предприятие, если установить нарушения трудовых прав на основе документарного анализа невозможно или возникли вопросы к деловым бумагам. Выездные мероприятия нацелены на оценку условий труда и анализ документооборота. При этом проверяющие не могут повторно запрашивать документы, полученные в рамках документарного запроса. 

Профилактические

Это визиты, целью которых является не наказание, а профилактика. Они помогают вовремя выявить и устранить нарушения — по их итогам в отношении предприятий не применяют мер, нет и административных штрафов. Профилактические мероприятия инициирует служба ГИТ или предприниматель. Процесс помогает предупредить спорные моменты и возможные вопросы, возникающие в ходе плановой проверки. Профилактические мероприятия регулирует закон ФЗ № 248.

Основные причины жалоб сотрудников

Главная причина претензий — несоблюдение Трудового кодекса и обязательств по договору. Согласно современной практике, большая часть запросов связана с качеством оплаты труда. Это задержки при поступлении денег, невыплата заработной платы, «серые» выплаты, уклонение от налогов, несоответствие фактической зарплаты региональным требованиям МРОТ.

Раньше работники ГИТ реагировали только на онлайн-заявления, подтвержденные на Госуслугах. Но в 2017-2018 гг. подход к контролю изменили — служба получила больше полномочий. Теперь поводом для проверки могут стать публикации в интернете, включая СМИ и отзовики. Работодатель должен грамотно отвечать на отзывы работников, чтобы снизить интерес со стороны контролирующих органов.

Какие документы проверяет Роструд

• пакет документов о деятельности организации; 
• трудовые соглашения;
• трудовые книжки работников; 
• приказы; 
• кадровые документы со сведениями о сотрудниках; 
• документы о зарплате и расчетные листки; 
• графики учета рабочего времени и отпусков;
• листы нетрудоспособности; 
• должностные инструкции; 
• положение о защите личной информации.

Как проходит проверка трудовой инспекции после жалобы

Мероприятие проходит в несколько этапов: от формального уведомления до получения предписания.

Уведомление работодателя

Процесс контрольного мероприятия строго регламентирован. Инспектирование проходит на основе приказа, о котором уведомляют руководителя — заранее или по факту визита. Уведомление приходит на электронную почту или заказным письмом. В нем указывают сведения: 

• о целях мероприятия; 
• сроках; 
• названии регулирующего учреждения;
• именах инспекторов; 
• списке нужных документов. 

Проверка и составление акта

Права трудовой инспекции при проверке жалобы ограничены только теми аспектами работы предприятия, которые связаны с непосредственным предметом визита. Проверяющие не должны запрашивать отчеты о выплате налогов при проверке охраны труда и наоборот. 

Согласно Трудовому кодексу, контролирующие мероприятия должны завершиться в течение установленного периода. По его итогам проверяющие составляют акт, в котором указывают дату и время, номер постановления, результаты инспектирования, Ф. И. О. инспекторов и предпринимателя. Обе стороны подписывают документ в двух копиях; второй экземпляр остается у руководства компании. 

Выдача предписания

Если сотрудник ГИТ установит несоблюдение Трудового кодекса, фирме выдают предписание. Если руководитель не сможет исполнить его в установленный период, последует внеплановая проверка.

Действия и права работодателя при проверке

Руководитель имеет право контролировать процесс проверки и оспаривать акты:

• Проверьте полномочия проверяющих, чтобы знать цель визита и убедиться в его законности. 
• Выделите сопровождающего в должности юриста, если боитесь, что проверяющий получит доступ к чувствительным сведениям, раскрытие которых может привести к убыткам.
• Не отвечайте на вопросы, которые не касаются предметов текущего визита, указанных в проверочном листе. 
• Оспорьте решение, если обнаружите процессуальные отклонения, фактические ошибки или неверную интерпретацию показаний. 
• Продлите срок предписания через ходатайство в ГИТ, если не успеваете выполнить его вовремя.
• Обжалуйте результаты через досудебную претензию или суд.

Как обжаловать результаты после проверки

Если в ходе мероприятия трудовой инспектор допустил ошибки, работодатель вправе обжаловать его решение. К распространенным нарушениям относятся:

• Внезапные проверки по запросам, поступившим по истечении срока исковой давности.
• Неисполнение процессуальных норм, включая самовольное продление срока инспектирования.
• Выездные проверки по вопросам, которые можно решить дистанционно через анализ документов. 

Обжалование происходит через досудебную претензию. Ее нужно направить ГИТ в электронном или бумажном виде в течение 10 календарных дней. Предприниматель может обжаловать отдельные пункты или решение целиком. На рассмотрение претензии уходит до 20 рабочих дней, в случае успеха обращаться в суд не придется. 

Как избежать проверки ГИТ

По анонимным жалобам проверки не проводят, что защищает работодателя от ложных обвинений. Служба также не рассматривает конфликты, возникшие в ходе гражданско-правовых соглашений, — служба работает только в рамках трудовых договоров. Однако основанием для расследования могут стать комментарии, онлайн-материалы и отзывы сотрудников — как новых, так и уволенных. 

Фирмы с хорошей репутацией подвергают внезапным проверкам реже. При своевременном проведении репутационного аудита конфликтные ситуации удается устранить на этапе предупреждения. В этом случае к работодателю не применяют штрафные санкции. 

У работников ГИТ нет цели зацепиться за незначительные правонарушения, спровоцировав долгие разбирательства. Сотрудники службы чаще всего разделяют интересы работодателя — предупредить и разрешить конфликт на раннем этапе. Если вовремя реагировать на предупреждения и консультироваться с ГИТ, можно полностью избежать внеплановых проверок. 

Проводите кадровый аудит

Регулярные аудиты помогают оценить состояние трудовых и кадровых процессов, привлекая внимание к возможным проблемам.

Следите за репутацией и работайте с негативом

Если работник недоволен условиями или оплатой труда, графиком работы или общими настроениями в коллективе, он может отразить это в социальных сетях или отзовиках. 

На первый взгляд, высказывания грозят лишь репутационными потерями, но это не так. Негатив в интернете может привести к более тщательному анализу фирмы. Структура мониторит интернет в поисках трудовых преступлений и реагирует даже на обезличенные отзывы. Правильный SMM формирует имидж в представлении новостных сайтов и, как следствие, влияет на отношение управляющего органа. 

Если интерес инспектора окажется необоснованным, он получит наказание. По этой причине сотрудники ГИТ часто ограничиваются предупреждением. Однако они могут связаться с автором отзыва или гневного поста, оформив словесное обвинение в юридический документ. 

Удаляйте негативную информацию

Некоторые работодатели страдают от неактуальных, зачастую несправедливых отзывов на агрегаторах или новостных ресурсах. Удаление негативной информации помогает избежать лишнего интереса со стороны ГИТ, сконцентрировавшись на развитии бизнеса без юридических прений и внезапных проверок. 

Вовремя исправляйте нарушения по предостережениям

Если компании удалось вовремя устранить проблемы и известить об этом контролирующий орган, штрафных санкций или проверок не последует. Учитывайте, что регистрация повторных нарушений по тем же статьям ведет к более крупным взысканиям. Своевременное выполнение предостережения помогает избежать этих мер. 

Ознакомьтесь с законодательством

Понимание нормативов и порядков, по которым работают регулирующие службы, помогает работодателям лучше подготовиться к инспекции. Изучайте актуальные сведения и образцы чек-листов на порталах rostrud.gov.ru и онлайнинспекция.рф.

Наказание за нарушение трудового законодательства и охраны труда

Если в ходе инспектирования выявили несоблюдение Трудового кодекса, работодателю грозит штраф суммой от 1000 до 200 000 ₽. При повторных нарушениях могут заморозить операции компании и отозвать разрешение о ведении деятельности.