Слежка за сотрудниками: законно ли это

Рассказываем, где заканчивается рабочее время сотрудника и начинается личное и как подать в суд за незаконную слежку. 

Эта статья будет полезна:

• работодателям, которые заботятся о неприкосновенности частной жизни подчиненных;
• сотрудникам компаний, где применяют методы аудио- и видеофиксации рабочего процесса;
• предпринимателям, которые хотят строить бизнес в соответствии с нормами законодательства и контролировать эффективность работы без стресса для персонала.

Каждый четвертый работодатель контролирует работу подчиненных с помощью средств фиксации. Но только два из трех делают это в соответствии с законом. Вторжение в частную жизнь грозит судебными разбирательствами, потерей репутации и ухудшением HR-бренда компании.

Вместе с юристом и экспертом по трудовому праву, руководителем консалтингового центра «Первомай» Жанной Закировой расскажем, как легально установить системы аудио- и видеофиксации, онлайн-программы для контроля деятельности работника. Поделимся действенным способом, как восстановить репутацию и нивелировать негатив в случае конфликта с сотрудниками.

Слежка за сотрудниками: законно ли это

Слежка законна, если работодатель соблюдает баланс между правами своими и подчиненных.

Следить за выполнением обязанностей персонала закон не запрещает, но работодатель обязан обосновать это во внутренних документах, ознакомить с ними сотрудников под подпись. Так, согласно Трудовому кодексу РФ, работник обязан соблюдать внутренний распорядок и выполнять должностные обязанности, а работодатель вправе контролировать трудовой процесс, а также защищать имущество, материальное и нематериальное.

Предположим, работодатель хочет учитывать время работы персонала — для этого он может установить программу контроля времени на корпоративных компьютерах. На личных ноутбуках и телефонах — не может. Или, предположим, компании важно оценивать качество работы службы поддержки, прослушивая звонки сотрудников с клиентами. Для этого необходимо выдать рабочие телефоны. 

Каким законом обоснован контроль сотрудников

Собирать персональные данные служащих разрешено, чтобы проконтролировать качество и объем работы, соблюдение внутреннего распорядка, сохранность имущества — ст. 86 ТК РФ. 

Законы, которые разрешают работодателю следить за работником через видеокамеру

Работодатель имеет право следить за персоналом через видеокамеру согласно ст. 214 ТК РФ. Использовать устройства видео- и аудиофиксации, а также обрабатывать и хранить полученные сведения можно для контроля:

• бережного отношения к имуществу;
• исполнения трудовых обязанностей;
• соблюдения внутреннего распорядка.

Сведения, зафиксированные в формате видеозаписей, можно использовать в суде как доказательство при разрешении трудовых споров — ст. 64 Арбитражного процессуального кодекса РФ и ст. 26 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Записанное на камеру нарушение поможет руководителю доказать свою правоту в суде.

Законна ли прослушка на рабочем месте

Прослушивать персонал можно, если это не нарушает ст. 74 ТК РФ:

• Аудиофиксация проводится открыто: персонал и клиенты предупреждены заранее.
• Подчиненные уведомлены об аудиофиксации и дали письменное согласие.
• Компания не обрабатывает и не хранит частную информацию о клиентах.
• Порядок использования аппаратуры для прослушивания закреплен во внутренней документации.
• В условиях трудового договора прописан факт аудиофиксации.
• «Жучков» нет в комнатах отдыха и туалетах.
• Фиксируются только рабочие переговоры.

Аудиофиксация будет законной, если работодатель соблюдает рекомендации Роскомнадзора:

• выпускает дополнительное соглашение к договору;
• предупреждает о нововведениях за 2 месяца;
• знакомит с документами под подпись.

Как установить наблюдение: правила для работодателей

Чтобы установить систему наблюдения, нужно соблюсти законодательные нормы. Нарушения, которые может обнаружить трудовая инспекция, спровоцируют юридические и репутационные риски. Как проходят такие проверки, мы уже писали в этом материале. Сейчас расскажем подробно о ключевых стадиях внедрения наблюдения в организациях.

Издать локальный нормативный акт о внедрении системы наблюдения

Утвержденного законом варианта локального акта о наблюдении нет, каждая организация составляет его в произвольной форме. Вот что обязательно нужно отразить в документе:

• Цель: наблюдение за исполнением обязанностей, отслеживание соблюдения правил техники безопасности, наблюдение за дисциплиной в коллективе и другие.
• Дата: укажите точную дату, когда начнет действовать система наблюдения.
• Время: сколько будут храниться записи.
• Ответственные лица: кто имеет доступ к записям и ознакомит коллектив с актом.
• Место: разместить видеокамеры и прослушивающие устройства можно будет только в указанных в договоре местах.

Ознакомить с актом

Ознакомить коллектив с локальным нормативным актом можно на собрании, где работодатель подробно раскроет задачи установки видеокамер и ответит на вопросы. После собрания обе стороны должны подписать документ.

Если в организации уже есть система видеонаблюдения, то при приеме на работу нового сотрудника издавать дополнительный документ не нужно. Соискатель узнает об этом из трудового договора или внутреннего распорядка. 

Руководство также может разместить акт на корпоративном портале, чтобы у работников к нему был доступ в любое время.

Получить согласие на обработку персональных данных сотрудников

Перед установкой видеокамер необходимо получить согласие работников. Изображение с видеокамер отражает физические и биологические особенности. Эти биометрические данные можно использовать, чтобы:

• отследить выполнение условий договора;
• контролировать качество работы;
• сохранить целостность имущества;
• обеспечить безопасность.

Но только с согласия человека, потому что по таким записям можно определить его личность. После введения видеоконтроля работодатель обязан уведомить Роскомнадзор о том, что в организации будут проводить обработку персональных данных. Это требование Федерального закона «О персональных данных».

Установить предупреждающие таблички

В информирование о ведении видеонаблюдения также входит размещение предупреждающих табличек на видных местах. Они должны быть четкими, разборчивыми, оповещать, что в данном месте установлено специализированное оборудование. 

Такие меры важно соблюдать и для исключения правовых рисков. За нарушение этих условий законодательство предусматривает штрафы:

• для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Подробнее размеры штрафов описаны в ст. 5.27 КоАП РФ. 

Предупредить репутационные риски

Не все спокойно воспринимают новость об установке наблюдения на работе. Персонал может отказаться подписывать акт, вступить в конфликт, писать гневные посты о руководстве, оставлять плохие отзывы на деятельность компании, обсуждать произошедшее с коллегами и друзьями в негативном ключе.

Работодатель должен объяснить необходимость и правомерность установки наблюдения. Нередко такой разговор оказывается сложным, требует умения верно ответить на провокационные вопросы, навыка ведения переговоров. Чтобы беседа прошла в спокойном и дружелюбном тоне, обратитесь к независимой стороне.

Эксперты по решению конфликтов нашего агентства помогут построить грамотный диалог с недовольными сотрудниками. Мы гарантируем конфиденциальность: ситуация не станет известна СМИ. Компания избежит ущерба репутации и сохранит хорошие отношения с кадровым составом. Наши эксперты также дадут рекомендации по общению с конфликтными подчиненными в дальнейшем.

Как контролировать удаленный и разъездной персонал

Федеральная служба по труду и занятости в письме «О критериях для признания работы разъездной» выделила категорию работников, у которых нет стационарного рабочего места или работа включает регулярное перемещение по заданной территории. В эту категорию можно отнести и удаленщиков, так как они выполняют обязанности вне стен организации.

Для удаленных и разъездных сотрудников используют два вида отслеживания:

• Системы непрерывного наблюдения: видеофиксация, регулярное взаимодействие с командой, программы онлайн-мониторинга.
• Точечный контроль: отчеты о проделанной работе, контрольных точках проекта, начале и окончании рабочего дня.

Работодатель хочет знать, где находится подчиненный в течение дня, насколько он продуктивен и не отвлекается ли от графика на личные дела. Для этого руководитель может использовать системы геолокации или программы для контроля экранного времени.

Преимущества контроля для работодателя

Отслеживание удаленного персонала выгодно для руководителя, так как позволяет:

• Контролировать пунктуальность. Например, службам доставки важна скорость исполнения заказов, поэтому чем пунктуальнее и быстрее сотрудник, тем лучше сервис и лояльнее клиенты.

• Отслеживать продуктивность. Статистика передвижений, времени, потраченного на пробки, или активность в течение дня позволяют определить перегрузку сервиса и штата. Эти показатели помогут улучшить производительность, распределить ресурсы.

• Централизовать управление. Централизованное диспетчерское управление позволяет разгрузить штат. Отслеживая местонахождение, можно перенаправлять заказы ближайшему сотруднику. Или организовывать первый и последний выезд смены по максимально близкому адресу к месту проживания работника.

• Планировать. Анализ потраченного на задание времени, финансов позволяет спрогнозировать в будущем оптимальные траектории передвижения, время пробок, загруженность персонала и т. д.

Преимущества для сотрудника

Контроль работы позволяет удаленному работнику:

• демонстрировать свою продуктивность;
• получать ближайшие заказы, не тратить время на простой;
• быть защищенным от необоснованных обвинений руководства;
• получить неотложную помощь в случае чрезвычайной ситуации.

Все это делает трудовые отношения прозрачными.

Личная жизнь: какие законы ее защищают

Право на неприкосновенность частной жизни дано государством каждому гражданину от рождения. Это право зафиксировано в Конституции РФ, Конвенции «О защите прав человека», Декларации прав и свобод человека. Частную жизнь людей на работе защищают:

• Международный пакт о гражданских и политических правах. Пакт защищает от незаконного посягательства на неприкосновенность семейной жизни, жилища, чести и репутации. Никто не должен вмешиваться или ограничивать действия человека, если это не обусловлено решением суда.
• Всеобщая декларация прав человека. Работодатель обязан обеспечить благоприятные условия для труда, справедливое вознаграждение, право создавать и вступать в профессиональные союзы.
• Гражданский кодекс РФ. Помимо рабочих обязанностей сотрудник имеет право на свободное время, выражение мыслей и чувств. Руководитель не может вмешиваться в частную жизнь персонала вне рабочего графика.

Если работодатель нарушит законодательство, то сотрудник вправе подать иск в суд. По решению суда может быть назначен административный штраф, уголовное наказание или возмещение морального ущерба истцу. 

Вторжение в личную жизнь: судебная практика

Работодатели могут нарушать законодательство. Это происходит из-за недостаточной юридической осведомленности или из-за намеренного игнорирования законов. Примеры возможных нарушений:

1. Неправомерный доступ к личным данным. Работодатель может попытаться получить доступ к частной информации подчиненных без их согласия. Это может касаться как медицинских показателей, так и сведений о семейном положении, политических взглядах, вероисповедании.
2. Мониторинг личных коммуникаций. Использование служебного оборудования для контроля активности работников: переписка в социальных сетях, мессенджерах.
3. Дискриминация по личным признакам. Принятие решений о найме, увольнении или повышении, изменении зарплаты на основании фактов их частной жизни. Семейный статус, дети, интересы не должны влиять на профессиональный статус работника.
4. Принуждение к раскрытию частной информации. Человек сам может решать, что именно он может рассказать о себе коллегам или руководителям. Работодатель не имеет права запрашивать эту информацию о сотруднике.

В 2021-2022 годах в Казани рассматривали дело о скрытой прослушке телефонных разговоров работников сети «Покровские пекарни». Глава компании Дмитрий Аксенов хранил и прослушивал записи, выяснял, кто настроен против руководства в личных беседах, увольнял этих людей. По решению суда руководителя приговорили к 8 месяцам нахождения в колонии-поселении, потерпевшие получили по 70 000 рублей за причинение морального вреда.

Как не допустить вторжения в личные границы: памятка сотрудникам

Главное — соблюдать баланс между работой и другими сферами. Не обсуждайте личное с коллегами, не раскрывайте конфиденциальную информацию. Заранее сообщайте о запретных темах. Прямо говорите, что именно не готовы обсуждать.

Если вы только устраиваетесь на работу и хотите проверить благонадежность фирмы, отсутствие случаев, когда нарушали частную жизнь, читайте этот материал. Если уже работаете в организации, где нарушают ваши права, отстаивайте их следующими способами.

Запросить доступ к персональным данным

Каждый гражданин имеет право на доступ к своим персональным данным, к которым он предоставил доступ работодателю. Вы вправе узнать:

• сроки обработки и хранения;
• цель и основание обработки;
• сведения о лицах, которые занимаются обработкой;
• информацию о возможной трансграничной передаче.

Чтобы это право реализовать, нужно направить работодателю запрос. В нем необходимо отразить сведения о документе, удостоверяющем личность, документ, подтверждающий трудовые отношения, и содержание запроса.

Работодатель обязан ответить на запрос в течение 10 рабочих дней. Отказать в доступе он может только на основании ч. 8 ст. 14 ФЗ № 152, в остальных случаях доступ должен быть предоставлен.

Исправить или исключить свои персональные данные

Если в ходе проверки вы обнаружили неточные или неактуальные сведения, их можно исправить или удалить. Предоставьте документы, подтверждающие актуальные данные. Если руководитель посчитает ваше заявление неубедительным и откажет в изменении, вы можете подать иск в суд.

Если вы не согласны с хранящимися данными оценочного характера (характеристики, заключения аттестационной комиссии), то можете написать заявление работодателю. В нем укажите пожелание изменить эту информацию, дополнить или опровергнуть.

Если вы докажете, что работодатель получил сведения незаконным путем, он будет обязан удалить их в течение 7 дней. 

Отозвать согласие на обработку персональных данных

Работник может отозвать свое согласие на обработку — ч. 2 ст. 9 ФЗ № 152. Руководство обязано прекратить обработку данных сразу после получения заявления. 

Исключением будет тот случай, когда в соответствии с законодательством сведения могут быть обработаны без согласия субъекта. Например, если они хранятся в базе государственных реестров, нужны в рамках судебного процесса или журналистского расследования.

Обжаловать действия или бездействие работодателя

Если ваши права нарушены, потому что вам отказывают в доступе к данным, игнорируют запросы на их исправление или удаление, вы можете обжаловать действия или бездействие работодателя. Обратитесь в Роскомнадзор или суд, чтобы потребовать возместить убытки или выплатить компенсацию морального вреда.

Куда направить жалобу

Если трудовой процесс нарушен со стороны руководителя, обратитесь с заявлением в одну из организаций:

• Роструд;
• прокуратура;
• Роскомнадзор;
• районный суд по адресу регистрации компании.